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Descripción

A través de este trámite podrás recuperar los gastos que realizaste derivados de las actividades propias de la dependencia, escuela y/o centro de la universidad. Los conceptos autorizados son:

• Material de Oficina
• Material de Computo
• Material de Limpieza
• Material de laboratorio y Médico
• Servicios de impresión
• Servicios de Alimentos por labores extraordinarias y o servicios para eventos académicos, culturales y deportivos.
• Mantenimiento menor de vehículos oficiales asignados propiedad de la U.A. de C.
• Mantenimiento menor de mobiliario y equipo, así como de edificios.
• Servicios de arrendamiento de equipo de oficina, equipo y automóvil.
• Viáticos
• Combustible para traslados locales.

Requerimientos

• Póliza de comprometido ( Formato )
• Caratula Preregistro (Formato)
• CFDI(s) impresos y cargados en el sistema SITArmoniza firmado(s) por el director o titular de la dependencia con justificación de gasto en la parte inferior de la Factura. (ejemplo) (ejemplo)
  • Método de pago: PPD.
  • Uso de CFDI: AG03 Gastos en General
  • Forma de pago: 01 En Efectivo
• Verificación fiscal impresa de cada una de los CFDI emitidos por la página del SAT. (Formato)
• Relación de Comprobantes (Formato)
• Detalle de conceptos (Formato)
• Oficio de comisión (Formato)
• Informe de comisión (Formato)
• Comprobante de Viáticos (Formato)
• Soporte o Evidencia **
• En caso de haber organizado un evento, contratado un servicio de imprenta o diseño, etc., adjunta copia impresa de la información de soporte (diplomas, trípticos, carta, invitación, listas de asistencia firmadas, calificaciones, tira de materias, etc.)

* En caso de gasto por concepto de viáticos.
** En caso que aplique.

Notas importantes

• Tramitar tu solicitud una vez que el producto o servicio se haya entregado.
• La reposición de gasto que trámites se podrá recuperar por medio de tu techo financiero y/o por el apoyo de otra dependencia.
• En caso de una reposición de gasto por mantenimiento vehicular a autos asignados a la UAdeC anexar copia de factura con los datos del vehículo.
• Recuerda que si es una reposición para gastos de viaje, los gastos serán revisados con los siguientes criterios
• Criterios Generales:
• Las fechas de los comprobantes de gasto deberán estar dentro de las fechas del periodo del viaje. Si una factura tiene fecha posterior a la conclusión del viaje, esta deberá ser acompañada de la nota de consumo donde viene la fecha de la transacción original.
• Los gastos deberán apegarse lo más posible en conceptos y montos al presupuesto presentado en la Solicitud de Gastos de Viaje.
• En caso de recursos federales (los comprobantes deberán traer el VoBo de la dependencia quien autoriza el recurso).
• No se podrán utilizar recursos remanentes de gastos de viaje para gastos distintos para los que fue otorgado originalmente.
• No se aceptarán como comprobantes los tickets de tiendas de conveniencia, casetas de peaje, y demás comprobantes que no sean acompañados de su correspondiente factura electrónica.
• No se aceptan gastos de bolsillo.
• Criterios para Gastos de Hospedaje
• Los gastos en este rubro se aceptaran de acuerdo a los montos establecidos en el Manual de Procedimientos.
• No se autoriza dentro de hospedaje bebidas alcohólicas, películas, tintorería y compra de artículos personales).
• Criterios para Gastos de Transportación.
• TAXIS:
• Con CFDI que ampare el gasto.
• BOLETOS DE AVION:
• A partir de 2014, las aerolíneas están obligadas a generar factura electrónica de boletos de avión, por lo que es obligatorio presentar el CFDI de tus boletos de avión, junto con el boleto electrónico y los pases de abordar.
• También se acepta como gasto de transportación aérea la factura de la agencia de viajes por concepto de trámite de compra de boletos de avión, en caso de que hayas utilizado este medio para la compra de tu transportación aérea.
• BOLETOS DE AUTOBUS:
• Para comprobar la transportación en autobús, deberás presentar la factura electrónica y los boletos emitidos por el transportista.
• PEAJES:
• Presentar las facturas asociadas a los peajes de las autopistas (regularmente estas facturas se obtienen por internet durante las 24 hrs. posteriores a la emisión del recibo en la caseta).
• No serán aceptados tickets de peaje si no vienen acompañados de la factura electrónica correspondiente, por lo que se deja a criterio del viajero utilizar o no autopistas de peaje, ya que se ha detectado que algunas de ellas no facturan
• COMBUSTIBLE:
• Presentar las facturas electrónicas emitidas por las gasolineras de acuerdo a la ruta hacia y desde el destino del viaje.
• Criterios para Gastos de Alimentación
• Los consumos diarios son en base a criterios establecidos en el Manual de Procedimientos.
• No se aceptan como gastos de viaje los consumos de bebidas alcohólicas ni cigarros.
• Se acepta el pago de propinas siempre y cuando estén facturados en el CFDI. En los comprobantes de recursos federales no se autorizan propinas.

Pasos a seguir

• 1. Trámita tu solicitud de Reposicón de Gasto del área Administrativa de tu Escuela, Facultad o Dependencia en el sistema SITArmoniza.
• 2. Valida que cuentes con suficiencia presupuestaria. Si no es así realiza las adecuaciones presupuestales necesarias para proceder con tu solicitud. Comunícate con el área de Presupuestos para cualquier duda.
• 3. Dirígete a la opción de Menú SITArmoniza -> Reposición de Gasto de la parte superior.
• 4. Captura la información que se te solicita
• 1. Proyecto
• 2. Beneficiario
• 3. Descripción
• 5. Carga todas tus facturas y el detalle de cada una. Dirígete al área Revisora (Glosa o Convenios), según sea el caso si tienes alguna duda de que concepto debes especificar en el trámite.
• 1. CFDI
• 2. Concepto(s)
• 3. Subtotal
• 4. Iva
• 5. Total
• 6. Carga tus documentos de Soporte si es necesario de acuerdo al Manual de Procedimientos.
• 7. Imprime el formato de Detalle de Conceptos, generada por el sistema. (Ejemplo)
• 8. Imprime la relación de Documentos, generada por el sistema (Ejemplo)
• 9. Imprime cada uno de los archivos PDF de tus CFDI(s) que cargaste incluyendo su verificación en el SAT (ejemplo),(ejemplo),(ejemplo)
• 10. Imprime los documentos de soporte
• 11. En caso de que el detalle de Conceptos incluya el COG de viáticos llenar el formato de Transparencia.
• 12. Autoriza la solicitud de trámite (Responsable del Proyecto).
• 13. Una vez autorizado el trámite imprime la póliza de comprometido que te genera el sistema. (Ejemplo)
• 14. En caso de viáticos captura e imprime el Oficio de Comisión (Formato )
• 15. En caso de viáticos captura e imprime el Informe de Comisión (Formato )
• 16. En caso de viáticos captura e imprime el formato de Comprobación de Viáticos (Formato )
• 17. Dirígete a la opción de Menú Preregistro -> Alta de la parte superior para crear la carátula de tu Trámite.
• 18. Captura la Indormación que se te solicita:
• 1. Expedientes Gestor
• 2. CC Correo
• 3. Dependencia VU
• 4. Tipo
• 5. Referencia
• 6. Tipo de Trámite
• 7. Descripción
• 19. Imprime la Caratula generada (Ejemplo)
• 20. Reúne toda la información descrita en los pasos anteriores:
• Detalle de Conceptos (Paso 7)
• Relación de Documentos (Paso 8)
• PDF CFDI (Paso 9).
• Verificación de SAT (Paso 9).
• Documentos de Soporte (Paso 10).
• Póliza de Comprometido (Paso 13).
• Carátula Preregistro.
• Dirígete a la Ventanilla del Departamento correspondiente (Glosa o Convenios) para entregar los documentos y dar inicio a tu solicitud de pago. Nota: Si tu solicitud requiere firma y sello de activo fijo o resguardo, deberás presentarte antes al Departamento de Activo Fijo para que tu solicitud de Pago ingrese a Tesorería completo.

Recomendaciones adicionales de tus amigos de la Tesorería

• Para recuperar tus gastos solo se aceptaran facturas electrónicas CFDI (.pdf y .xml).
• Solicita tus facturas el mismo día en que realices algún pago. Para cada factura adjunta tu ticket de compra.
• Cuando solicites tu factura electrónica, asegúrate que tu cuenta de correo es correcta y que te entreguen los archivos .xml y .pdf.
• Revisa que los datos de tu factura sean correctos.
• Ten a la mano siempre los datos de facturación de la UAdeC y revisa que cuando te facturen no existan errores en los mismos

Datos de Facturación Universidad Autónoma de Coahuila UAC730403446 Boulevard Venustiano Carranza sin número Colonia República. CP 25280 Saltillo, Coahuila México. (Imprime aquí)

Preguntas frecuentes

P: ¿Qué pasa si tengo comprobantes de gasto que no son facturas electrónicas?
R: De acuerdo al artículo 29 y 29-A del código Fiscal de la Federación, para que una Reposición de Gasto sea válida deberá estar amparada con una factura electrónica (archivos .xml y .pdf), por lo que los recibos, notas, tickets y cualquier tipo de comprobante que no esté acompañado de un CFDI no podrá ser utilizado como comprobante de gasto y el monto correspondiente no se podrá recuperar.

P: ¿Cuándo puedo pasar a cobrar mi solicitud?
R: Es nuestra responsabilidad darle seguimiento al trámite de tu solicitud, por lo que nosotros con mucho gusto te informaremos (por teléfono y correo electrónico) cuando tu solicitud haya sido concluida satisfactoriamente y puedas pasar a cobrar, o en su defecto si fue rechazada y la razón del rechazo.

P: ¿Quién me puede informar sobre el estado actual de mi trámite?
R: Con el folio de tu solicitud y número de expediente, puedes checar el estatus por internet en nuestro sistema de información de tramites de la tesorería (SITArmoniza) . si cuentas con un smarthphone o Tablet con acceso a Internet, puedes utilizar el código QR impreso en el acuse de recibo que te entregamos. O si te parece más conveniente, puedes llamar al (844) 4381601, indicándonos el folio de tus solicitud y con mucho gusto te informaremos el estado que guarda tus solicitud.