Inicio

Descripción

En este trámite podrás comprobar los gastos que hayas efectuado con el dinero que la Universidad te otorgó mediante una solicitud de gastos a comprobar, para la actividad autorizada de la dependencia como por ejemplo; compra de equipo; compra de material, gastos de viaje y/o contratación de servicios entre otros. Este servicio solo cubre la comprobación de gastos por la cantidad otorgada, si por algún motivo extraordinario tuviste que gastar más dinero del que se te autorizó, y deseas que se te sea devuelto éste deberá estar justificado y autorizado por el titular Administrativo de departamento que otorgó el apoyo.

Requerimientos

• Caratula Preregistro (Formato)
• CFDI(s) impresos y cargados en el sistema SITArmoniza firmado(s) por el director o titular de la dependencia con justificación de gasto en la parte inferior de la Factura. (ejemplo) (ejemplo)
• Verificación fiscal impresa de cada una de los CFDI emitidas por la página del SAT. (Ejemplo)
• Relación de Comprobantes (Ejemplo)
• Detalle de conceptos ( Ejemplo )
• Formato de Comprobación de Viáticos (Formato)
• Informe de comisión (Formato) *
• Comprobante de Viáticos (Formato) *
• Soporte o Evidencia **
• En caso de haber asistido u organizado un evento, contratado un servicio de imprenta o diseño, etc., adjunta copia impresa de la información de soporte (diplomas, trípticos, carta, invitación, listas de asistencia firmadas, calificaciones, tira de materias, etc.).
• En caso de que realices un reintegro, es necesario llenar e imprimir el prerecibo de reintegro para que con él, pases al Banco o Caja a liquidar el reintegro y anexes el recibo junto con el comprobante de pago.
• En caso de compra de materiales y o servicios adjuntar evidencia .

* En caso de gasto por concepto de viáticos.
** En caso que aplique.

Notas importantes

• La comprobación de gastos se debe realizar en un lapso no mayor de 10 días hábiles una vez entregado el cheque, en caso de haber sido un evento tienes 10 días hábiles después de la conclusión del mismo.
• En caso de que no presentes la comprobación en el plazo establecido, se darán las instrucciones correspondientes al Departamento de Pago de Nóminas de la Tesorería General para que se descuente el monto del adeudo en una o varias emisiones, dependiendo de la capacidad de pago de la persona que tiene el adeudo registrado. Si por algún motivo extraordinario presentas dificultades para la comprobación de Gastos en el tiempo definido en el punto anterior, comunícate con el área de Cuentas por Cobrar para que te asesoren al teléfono 438-16-71 en caso de que la comprobación de gasto haya sido con recursos propios de la Universidad o al área de Convenios al teléfono 438-16-66 en caso que la comprobación de gasto haya sido con Recursos Federales.
• Al tramitar tu solicitud, el producto o servicio ya debe haber sido entregado.
• En caso de que realices un reintegro ya sea parcial o total de la cantidad que solicitaste, es necesario llenar e imprimir el prerecibo de reintegro para que con él pases a liquidar el reintegro.
• Tus gastos de viaje serán revisados con los siguientes criterios.
• Criterios Generales:
• Las fechas de los comprobantes de gasto deberán estar dentro de las fechas del periodo del viaje. Si una factura tiene fecha posterior a la conclusión del viaje, esta deberá ser acompañada de la nota de consumo donde viene la fecha de la transacción original.
• Los gastos deberán apegarse lo más posible en conceptos y montos al presupuesto presentado en la Solicitud de Gastos de Viaje.
• En caso de recursos federales (los comprobantes deberán traer el VoBo de la dependencia quien autoriza el recurso).
• No se podrán utilizar recursos remanentes de gastos de viaje para gastos distintos para los que fue otorgado originalmente.
• No se aceptarán como comprobantes los tickets de tiendas de conveniencia, casetas de peaje, y demás comprobantes que no sean acompañados de su correspondiente factura electrónica.
• No se aceptan gastos de bolsillo.
• Criterios para Gastos de Hospedaje
• Los gastos en este rubro se aceptaran de acuerdo a los montos establecidos en el Manual de Procedimientos.
• No se autoriza dentro de hospedaje bebidas alcohólicas, películas, tintorería y compra de artículos personales).
• Criterios para Gastos de Transportación.
• TAXIS:
• Con CFDI que ampare el gasto.
• BOLETOS DE AVION:
• A partir de 2014, las aerolíneas están obligadas a generar factura electrónica de boletos de avión, por lo que es obligatorio presentar el CFDI de tus boletos de avión, junto con el boleto electrónico y los pases de abordar.
• También se acepta como gasto de transportación aérea la factura de la agencia de viajes por concepto de trámite de compra de boletos de avión, en caso de que hayas utilizado este medio para la compra de tu transportación aérea.
• BOLETOS DE AUTOBUS:
• Para comprobar la transportación en autobús, deberás presentar la factura electrónica y los boletos emitidos por el transportista.
• PEAJES:
• Presentar las facturas asociadas a los peajes de las autopistas (regularmente estas facturas se obtienen por internet durante las 24 hrs. posteriores a la emisión del recibo en la caseta).
• No serán aceptados tickets de peaje si no vienen acompañados de la factura electrónica correspondiente, por lo que se deja a criterio del viajero utilizar o no autopistas de peaje, ya que se ha detectado que algunas de ellas no facturan
• COMBUSTIBLE:
• Presentar las facturas electrónicas emitidas por las gasolineras de acuerdo a la ruta hacia y desde el destino del viaje.
• Criterios para Gastos de Alimentación
• Los consumos diarios son en base a criterios establecidos en el Manual de Procedimientos.
• No se aceptan como gastos de viaje los consumos de bebidas alcohólicas ni cigarros.
• Se acepta el pago de propinas siempre y cuando estén facturados en el CFDI. En los comprobantes de recursos federales no se autorizan propinas.

Pasos a seguir

1. Trámita tu solicitud de Comprobación de Gasto del área Administrativa de tu Escuela, Facultad o Dependencia en el sistema SITArmoniza.
2. Dirígete a la opción de Menú SITArmoniza -> Comprobación de Gasto de la parte superior.
3. Captura la información que se te solicita

• 1. Adeudo
• 2. Proyecto
• 3. Descripción

4. Carga todas tus facturas y el detalle de cada una. Dirígete al área Revisora (Cuentas por Cobrar o Convenios), según sea el caso si tienes alguna duda de que concepto debes especificar en el trámite.

• 1. CFDI
• 2. Concepto(s)
• 3. Subtotal
• 4. Iva
• 5. Total

5. Carga tus documentos de Soporte si es necesario de acuerdo al Manual de Procedimientos.
6. Imprime el formato de Detalle de Conceptos, generada por el sistema. (Ejemplo)
7. Imprime la relación de Documentos, generada por el sistema (Ejemplo)
8. Imprime cada uno de los archivos PDF de tus CFDI(s) que cargaste incluyendo su verificación en el SAT Ejemplo, Ejemplo
9. Imprime los documentos de soporte
10. En caso de viáticos captura e imprime el Informe de Comisión (Formato).
11. Captura e imprime el formato de Comprobación (Formato).
12. En caso de viáticos captura e imprime el formato de Comprobación de Viáticos (Formato).
13. Dirígete a la opción de Menú Preregistro -> Alta de la parte superior para crear la carátula de tu Trámite.
14. Captura la Información que se te solicita:

• 1. Expedientes Gestor
• 2. CC Correo
• 3. Dependencia VU
• 4. Tipo (IdSA)
• 5. Referencia (IdSA)
• 6. Tipo de Trámite
• 7. Descripción

15. Imprime la Caratula generada (Ejemplo)
16. Reúne toda la información descrita en los pasos anteriores:

• 1. Detalle de Conceptos (Paso 6)
• 2. Relación de Documentos (Paso 7)
• 3. PDF CFDI (Paso 8).
• 4. Verificación de SAT (Paso 8).
• 5. Documentos de Soporte (Paso 9).
• 6. Informe de Comisión (Paso 10).
• 7. Formato de Comprobación (Paso 11)
• 8. Formato de Comprobación de Viáticos (Paso 12).
• 9. Carátula Preregistro. (Paso 15)

17. Dirígete a la Ventanilla del Departamento correspondiente (Cuentas por Cobrar o Convenios) para entregar los documentos y dar inicio a tu solicitud de pago. Nota: Si tu solicitud requiere firma y sello de activo fijo o resguardo, deberás presentarte antes al Departamento de Activo Fijo para que tu solicitud de Pago ingrese a Tesorería completo.

Recomendaciones adicionales de tus amigos de la Tesorería

• Para comprobar los gastos solo se aceptaran facturas electrónicas CFDI (.pdf y .xml).
• Solicita tus facturas el mismo día en que realices algún pago. Para cada factura adjunta tu ticket de compra.
• Cuando solicites tu factura electrónica, asegúrate que tu cuenta de correo es correcta y que te entreguen los archivos .xml y .pdf.
• Revisa que los datos de tu factura sean correctos.
• Ten a la mano siempre los datos de facturación de la UAdeC y revisa que cuando te facturen no existan errores en los mismos

Datos de Facturación Universidad Autónoma de Coahuila UAC730403446 Boulevard Venustiano Carranza sin número Colonia República. CP 25280 Saltillo, Coahuila México. (Imprime aquí)

Preguntas frecuentes

P: ¿Cuánto tiempo tengo para comprobar mis gastos?

R: A partir de la fecha en que fue entregado el cheque de tu solicitud de gastos a comprobar, tienes 10 días hábiles para entregar tu comprobación de gastos debidamente integrada. En caso de haber asistido u organizado un evento tienes 10 días hábiles después de la conclusión del mismo. Si por algún motivo extraordinario presentas dificultades para la comprobación de Gastos en el tiempo definido en el punto anterior, comunícate con el área de Cuentas por Cobrar para que te asesoren al teléfono 438-16-71 en caso de gastos con recursos propios o al área de Convenios al teléfono 438-16-66 en caso de gastos con recursos federales.

P: ¿Qué pasa si tengo comprobantes de gasto que no son facturas electrónicas?

R: De acuerdo al artículo 29 y 29-A del código Fiscal de la Federación, para que una comprobación de gasto sea válida deberá estar amparado con una factura electrónica (archivos .xml y .pdf), por lo que los recibos, notas, tickets y cualquier tipo de comprobante que no esté acompañado de un CFDI no podrá ser utilizado como comprobante de gastos y el monto correspondiente deberá ser reintegrado a la Tesorería General de la UAdeC.

P: ¿Cómo compruebo mis gastos de viaje en el extranjero, ya que fuera de México no existen las facturas electrónicas?

R: Cuando tu viaje sea fuera de México, podrás utilizar para comprobar tus gastos de viaje los recibos, notas, tickets y demás comprobantes que los proveedores generen como evidencia de la transacción de compra/venta fuera del país. Aunque los comprobantes presenten las cantidades en moneda extranjera, deberás en tu comprobación de gastos de viaje presentar el equivalente en pesos de acuerdo a la paridad vigente al día en que se realizó la transacción.

P: ¿Cómo procedo si me sobró dinero de mi solicitud de gasto a comprobar o de viaje?

R: Si te sobró dinero, deberás reintegrar esta diferencia a la Tesorería General mediante un depósito bancario o en efectivo dirigiendote a Caja.

P: ¿Quién me puede informar sobre el estado actual de mi trámite?

R: Con el folio de tu solicitud y número de expediente, puedes checar el estatus por internet en nuestro sistema de información de tramites de la tesorería (SITArmoniza) . si cuentas con un smarthphone o Tablet con acceso a Internet, puedes utilizar el código QR impreso en el acuse de recibo que te entregamos en la ventanilla del área correspondiente . O si te parece más conveniente puedes llamar al (844) 43816 66, 4381671 indicándonos el folio de tus solicitud y con mucho gusto te informaremos el estado que guarda tus solicitud.