Solicitud de Gastos de Viaje (Cheque)

solicitudcheque

Descripción del servicio

Este servicio te permite solicitar por anticipado dinero para gastos de viaje, ya sea un congreso, evento o cualquier comisión que te haya asignado la Universidad fuera de la ciudad donde laboras. Se consideran gastos de viaje los correspondientes a traslados (boletos de avión, taxis, autobús, peajes, combustibles, etc.), alimentación (restaurantes) y hospedaje (hoteles, casas de asistencia, hostales, etc.).

Requerimientos

  • Recibo de Gastos por Comprobar debidamente firmado por Responsable de Proyecto y Deudor
  • Formato de Gastos de Viaje firmado (Descarga aquí).
  • Carátula de pre-registro.
  • En viaje adjuntar el oficio de la Comisión (Viáticos) . (Descargar aquí)
  • En el caso de viaje el presupuesto debe registrarse en base a los parámetros (montos) autorizados

Notas importantes

  • Tienes 10 días hábiles para la comprobación de tus gastos después de la conclusión del evento.
  • En caso de que el trámite sea para apoyo de un alumno, el beneficiario deberá ser un maestro de la escuela o facultad, al cuál se le aplicarán los derechos y obligaciones de dicho trámite, por tal motivo el tramite deberá venir a su nombre y deberá firmarla para su seguimiento.

Pasos a seguir

  • 1. Si tu solicitud la tramitarás con recursos propios de la Universidad, valida si dispones de presupuesto autorizado para gastos de viaje, para que generes tu Número de compromiso. Si tienes duda sobre este paso, consulta nuestra Guía Rápida para generar # de compromiso. En caso que no tengas presupuesto autorizado para gastos de viaje puedes realizar una transferencia de presupuesto, si tienes duda sobre como transferir presupuesto consulta nuestra Guía Rápida para Transferencia de presupuesto. Recuerda que esta guía te permite generar tu número de compromiso de tu techo financiero (1101). Comunícate al área de Control Presupuestal al teléfono (844) 438.1509 ó (844) 438.1675 para que se te autorice el número de compromiso que generaste ó en caso de que requieras un número de compromiso de otro fondo.
  • 2. Tramita tu Solicitud con el área administrativa de tu escuela o facultad. El número de expediente y nombre de beneficiario con el que trámites, será la persona a la cual se le aplicarán los derechos y obligaciones del trámite solicitado.
  • 3. Revisa que los datos de tu Tramite sean correctos .
    • 3.1 Tu número de expediente y nombre sean correctos.
    • 3.2 Que tengas asignado un número de compromiso (En caso de Recursos Propios, no Federales)
    • 3.3 Que la clave de tipo de documento sea 05 (Gastos por comprobar) en tu SDR o las dos primeras letras del número de folio de tu SDE sean GC.
    • 3.4 Las cuentas contables sean 1107 (Cargo) y 2103 (Abono) en caso de gastos con recursos propios ó las cuentas contables sean 1109 (Cargo) y 2103 (Abono) en caso de gastos con recursos federales.
    • 3.5 La subsubcuenta debe de tener el número de expediente al cual se le generará el cheque.
    • 3.6 Se encuentren las firmas de autorización (En caso de Recursos Propios, no Federales)
    • verEjemploverEjemplo
  • 4. Al momento de generar tu gasto emitirán un Recibo de Gastos por Comprobar.
  • 5. Revisa que los datos de tu recibo de Gastos por Comprobar sean correctos.
    • 5.1. La cantidad sea la solicitada y corresponda a la cantidad en tu Solicitud.
    • 5.2 El concepto corresponda al especificado .
    • 5.3 La fecha de expedición, sea igual a la fecha de expedición .
    • 5.4 Número de fondo sea igual que los números de fondos descritos en tu tramite.
    • 5.5 El nombre y número de expediente del beneficiario estén correctos.
    • verEjemplo
  • 6. Firma el Recibo de Gastos por Comprobar.
  • 7. Llena e imprime el siguiente formato de Gastos de Viaje.
    • PDF
  • 8. Crea la carátula de pre-registro para ventanilla única en la siguiente liga: http://148.212.19.34:81/wp/?page_id=858
  • 9. Una vez realizados los 8 pasos anteriores, reúne los documentos 
  • 10. Dirígete a la Ventanilla Única para entregar los documentos y dar inicio a tu solicitud.

Recomendaciones adicionales de tus amigos de la Tesorería

  • No tener adeudos vencidos (Se refiere a no haber comprobado en el tiempo establecido trámites solicitados con anterioridad).
  • Solicita tus facturas el mismo día en que realices algún pago. En caso de no ser posible emitir tu factura en el mismo día adjunta tu ticket de compra.
  • Cuando solicites tu factura, asegúrate que te entreguen en electrónico tu factura (Formato PDF y formato XML).
  • Revisa que los datos de tu factura sean correctos.

Datos de Facturación

Universidad  Autónoma de Coahuila
UAC730403446
Boulevard Venustiano Carranza sin número
Colonia República.
CP 25280
Saltillo, Coahuila México.

(Imprime aquí)

  • Facturas por concepto de bebidas alcohólicas no serán aceptadas, evita facturar dichas bebidas.
  • Las facturas de comida no incluyen propinas.
  • Tramita las facturas de tu peaje.
  •  Anexa los comprobantes o recibos de TAXI, si es posible pide factura.

Preguntas Frecuentes

P: ¿Quiénes pueden solicitar gastos de viaje?

R: Puesto que al otorgarte el recurso económico se le crea un adeudo a su cuenta, solo los empleados de base activos en nómina pueden solicitar gastos de viaje.

P: ¿Con cuanta anticipación debo presentar mi solicitud?

R: Requerimos de al menos 15 días para poder procesar tu solicitud, por lo que te pedimos amablemente planees con tiempo tu viaje para poder atenderte en tiempo y forma.

P: ¿Qué requisitos debo cumplir para tramitar una solicitud?

R: El representante de la Ventanilla Única de la Tesorería General te solicitará los siguientes requisitos para poder dar trámite a tu solicitud:

  • Tener en el presupuesto de la escuela o dependencia una partida de gastos de viaje con presupuesto disponible.
  • Solicitud de Tramite firmada por el titular de la dependencia
  • Recibo de Gastos por comprobar firmado por el beneficiario.
  • Presentar el presupuesto de gastos de viaje con el formato de gastos de viaje (Formato de Gastos de Viaje).

P: ¿Cuál es el tope máximo para gastos de viaje?

R: De acuerdo al manual de la Tesorería General, los montos máximos autorizados para gastos de viaje se especifican en el Anexo 3.

P: ¿Puedo solicitar gastos de viaje para mi y mis compañeros?

R: Si varias personas van a viajar juntos, es posible que uno de ellos haga el trámite a nombre del grupo. Para ello deberá presentar en el presupuesto de gastos de viaje la lista del personal que conforma el grupo (Formato de Gastos de Viaje). La persona que tramite los gastos de viaje quedará con el adeudo correspondiente a todo el grupo, y será responsable de comprobar el monto total del recurso otorgado, por lo que recomendamos que cada viajero haga su propia solicitud.

P: ¿Cuándo puedo pasar a cobrar mis gastos de viaje?

R: Es nuestra responsabilidad darle seguimiento al trámite de tu solicitud, por lo que nosotros (personal de la ventanilla única de la Tesorería) con mucho gusto te informaremos (por teléfono y correo electrónico) cuando tu solicitud haya sido concluida satisfactoriamente y puedas pasar a cobrar tus gastos de viaje, o en su defecto si fue rechazada y la razón del rechazo.

P: ¿Quién me puede informar sobre el estado de mi solicitud?

R: Con el folio de tu solicitud y número de expediente, puedes checar el estatus por internet en nuestro Sistema de Información de Trámites de la Tesorería (SITT). Si cuentas con un smartphone o tableta con acceso a internet, puedes utilizar el código QR impreso en el acuse de recibo que te entregamos en la ventanilla única. O si te parece mas conveniente, puedes enviarnos un correo a ventanillaunica@uadec.edu.mx o llamar al (844) 438 1601 indicándonos el folio de tu solicitud y con mucho gusto te informaremos el estado que guarda tu solicitud.

 

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