Reposición de Gasto

reposicion

Descripción del servicio

A través de este servicio podrás solicitar un reembolso de un gasto efectuado con recursos propios, como por ejemplo:

  • El usuario y/o dependencia tuvo que realizar un gasto con recursos propios.
  • La compra o servicio que se realizó al solicitar tu gasto a comprobar, excedió del monto otorgado.
  • Los gastos de viaje que efectuaste excedieron a los gastos presupuestados en tu solicitud de gastos de viaje.

La reposición de gasto que trámites se podrá recuperar por medio de tu techo financiero y/o por el apoyo de otra dependencia. Se debe solicitar previamente una autorización de reembolso.

Este trámite esta sujeto a la autorización de la Subdirección Administrativa.

Requerimientos

  • Detalle COG (Generada del SIT, Ver ejemplo).
  • Caratula de pre-registro.
  • Póliza.
  • CFDI con justificacion y firmado por el director o titular de la dependencia con método de pago PUE (subir XML y PDF de complemento de pago como soporte), uso de CFDI: gastos en general, forma de pago en efectivo.
  • Verificación fiscal impresa de cada una de las facturas emitidas por la página del SAT.
  • Agregar justificación del gasto en cada factura.
  • Soporte o evidencia
  • Agregar formato de viaje y oficio de comisión cuando sea reposición de viáticos.
  • Agregar Vo. Bo. De Activo Fijo en equipo menor y su resguardo cuando el costo sea mayor a $2000.00
  • Agregar sello y firma de recepción del bien o servicio.
  • Requisitos Fiscales para Factura electrónica : G03 , Metodo de Pago(PUE) .
  • Reporte del SIT donde se muestra que las facturas fueron cargadas y ligadas a la reposición de gasto. (Ver ejemplo).
  • En caso de haber asistido u organizado un evento, contratado un servicio de imprenta o diseño, etc., adjunta copia impresa de la información de soporte (diplomas, trípticos, carta, invitación, listas de asistencia firmadas, calificaciones, tira de materias, etc.).
  • Formato de Gastos de Viaje (Descarga aquí). En caso de reposición por gastos de viaje.
  • En viaje adjuntar el oficio de la Comisión (Viáticos) . (Descargar aquí)
  • En viaje adjuntar el Informe de la Comisión (Viáticos) . (Descargar aquí)

Notas importantes

    • Tramitar tu solicitud una vez que el producto o servicio se haya entregado.
    • En caso de que el importe sea menor a $2,000 incluyendo IVA, se podrá solicitar si lo deseas el pago en efectivo, si es así deberás comunicarte al área de Control Presupuestal al teléfono (844) 438.1509 ó (844) 438.1675 para que se te asigne un número de compromiso. Notifica en Ventanilla Única que deseas solicitar tu pago en efectivo. Recuerda que el pago esta sujeto a la disponibilidad de efectivo en caja y requiere VoBo por la Subdirección Administrativa. Los pagos con recursos federales menores a $2,000 no aplican para pago en efectivo
    • En caso de una reposición de gasto por mantenimiento vehicular a autos asignados a la UAdeC anexar copia de factura con los datos del vehículo.
    • En caso de haber solicitado previamente una solicitud de gastos de viaje o gastos a comprobar y hayas excedido el monto, la reposición de gastos de debe realizar después de haber entregado la comprobación de dichas solicitudes y dicha reposición deberá estar justificada y autorizada por el titular Administrativo de departamento que otorgó el apoyo.
    • Recuerda que si es una reposición para gastos de viaje, los gastos serán revisados con los siguientes criterios
      • Criterios Generales:
        • Las fechas de los comprobantes de gasto deberán estar dentro de las fechas del periodo del viaje. Si una factura tiene fecha posterior a la conclusión del viaje, esta deberá ser acompañada de la nota de consumo donde viene la fecha de la transacción original.
        • Los gastos deberán apegarse lo más posible en conceptos y montos al presupuesto presentado en la Solicitud de Gastos de Viaje.
        • En caso de recursos federales (los comprobantes deberán traer el VoBo de la dependencia quien autoriza el recurso).
        • No se podrán utilizar recursos remanentes de gastos de viaje para gastos distintos para los que fue otorgado originalmente.
        • No se aceptan gastos de bolsillo.
        • No se aceptarán como comprobantes los tickets de tiendas de conveniencia, casetas de peaje, y demás comprobantes que no sean acompañados de su correspondiente factura electrónica.
      • Criterios para Gastos de Hospedaje:
        • Los gastos en este rubro se aceptaran de acuerdo a los montos establecidos por la contraloría en el anexo 3.
        • No se autoriza dentro de hospedaje bebidas alcohólicas, películas, tintorería y compra de artículos personales).
      • Criterios para Gastos de Transportación.
        • TAXIS
          • Se aceptaran con la autorización del sub-director de la tesorería y el recibo que ampare el gasto (de preferencia factura electrónica).
        • BOLETOS DE AVIÓN
          • A partir de 2014, las aerolíneas están obligadas a generar factura electrónica de boletos de avión, por lo que es obligatorio presentar el CFDI de tus boletos de avión, junto con el boleto electrónico y los pases de abordar.
          • También se acepta como gasto de transportación aérea la factura de la agencia de viajes por concepto de trámite de compra de boletos de avión, en caso de que hayas utilizado este medio para la compra de tu transportación aérea.
        • BOLETOS DE AUTOBÚS
          • Para comprobar la transportación en autobús, deberás presentar la factura electrónica y los boletos emitidos por el transportista.
        • PEAJES
          • Presentar las facturas asociadas a los peajes de las autopistas (regularmente estas facturas se obtienen por internet durante las 24 hrs. posteriores a la emisión del recibo en la caseta).
          • No serán aceptados tickets de peaje si no vienen acompañados de la factura electrónica correspondiente, por lo que se deja a criterio del viajero utilizar o no autopistas de peaje, ya que se ha detectado que algunas de ellas no facturan
        • COMBUSTIBLE
          • Presentar las facturas electrónicas emitidas por las gasolineras de acuerdo a la ruta hacia y desde el destino del viaje.
      • Criterios para Gastos de Alimentación
        • Los consumos diarios son en base a criterios establecidos en los parámetros de la contraloría. Ver anexo 3.
        • No se aceptan como gastos de viaje los consumos de bebidas alcohólicas ni cigarros.
        • Se acepta el pago de propinas siempre y cuando estén facturados en el CFDI. En los comprobantes de recursos federales no se autorizan propinas.

Recomendaciones Adicionales de tus amigos de la Tesorería

  • Para recuperar tus gastos solo se aceptaran facturas electrónicas CFDI (.pdf y .xml).
  • Solicita tus facturas el mismo día en que realices algún pago. Para cada factura adjunta tu ticket de compra.
  • Cuando solicites tu factura electrónica, asegúrate que tu cuenta de correo es correcta y que te entreguen los archivos .xml  y .pdf.
  • Revisa que los datos de tu factura sean correctos.
  • Ten a la mano siempre los datos de facturación de la UAdeC y revisa que cuando te facturen no existan errores en los mismos

Datos de Facturación

Universidad Autónoma de Coahuila
UAC730403446
Boulevard Venustiano Carranza sin número
Colonia República.
CP 25280
Saltillo, Coahuila México.

(Imprime aquí)

Preguntas Frecuentes

P: ¿Cuándo aplica una reposición de gastos?

  • El usuario y/o dependencia tuvo que realizar un gasto con recursos propios.
  • La compra o servicio que se realizó al solicitar tu gasto a comprobar, excedió del monto otorgado.
  • Los gastos de viaje que efectuaste excedieron a los gastos presupuestados en tu solicitud de gastos de viaje.

* Sujeto a la autorización de la Subdirección Administrativa

P: ¿Qué pasa si tengo comprobantes de gasto que no son facturas electrónicas?

R: De acuerdo al artículo 29 y 29-A del código Fiscal de la Federación (CFF), para que un gasto a comprobar sea válido deberá estar amparado con una factura electrónica (archivos .xml y .pdf), por lo que los recibos, notas, tickets y cualquier tipo de comprobante que no esté acompañado de un CFDI no podrá ser utilizado como comprobante de gastos y el monto correspondiente no se podrá recuperar.

P: ¿Cuándo puedo pasar a cobrar mi solicitud?

R: Es nuestra responsabilidad darle seguimiento al trámite de tu solicitud, por lo que nosotros (personal de la ventanilla única de la Tesorería) con mucho gusto te informaremos (por teléfono y correo electrónico) cuando tu solicitud haya sido concluida satisfactoriamente y puedas pasar a cobrar, o en su defecto si fue rechazada y la razón del rechazo.

P: ¿Quién me puede informar sobre el estado actual de mi trámite?

R: Con el folio de tu solicitud y número de expediente, puedes checar el estatus por internet en nuestro sistema de información de tramites de la tesorería (SITT) . si cuentas con un smarthphone o Tablet con acceso a Internet, puedes utilizar el código QR impreso en el acuse de recibo que te entregamos en la ventanilla única. O si te parece más conveniente, puedes enviarnos un correo a ventanillaunica@uadec.edu.mx  o llamar al (844) 4381601, indicándonos el folio de tus solicitud y con mucho gusto te informaremos el estado que guarda tus solicitud.

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